إن عدم وجود خطة لإدارة المشروعات يؤدي إلى ضياع الوقت وضعف الأداء، ومن أجل تجنب مثل هذه المواقف، يتعين عليك تنظيم وإدارة المشروع بأكثر الطرق فعالية وكفاءة.
ما المشروع ؟
المشروع هو سلسلة من الأنشطة أو المهام الواجب إنجازها خلال إطار زمني محدد وضمن ميزانية محددة للتوصل إلى منتج أو خدمة.
ما إدارة المشروع؟
هي العملية التي تتضمن مراحل اليدء والتخطيط والتنفيذ والتحكم والإغلاق وذلك لتحقيق أهداف محددة في زمن محدد الإنجاز عمل ما.
تمكن إدارة المشروعات من تحقيق الفوائد الآتية:
- توفير الوقت والجهد بالتركيز على الأولويات.
- التغلب على الصعوبات والتقليل من احتمالات الفشل.
- تحقيق درجة عالية من المتابعة.
- التكيف مع المتغيرات.
- إدارة الميزانية المخصصة للمشروع بفاعلية.
توفر إدارة المشروعات الإطار العام للتحكم وباستخدام بعض الأدوات المساعدة مثل تطبيق جانت بروجكت والتقنيات الأخرى، يمكن قيادة فريق العمل لتحقيق الأهداف المرجوة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
عناصر إدارة المشروع:
النطاق: المهام المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع.
الزمن: الجدول الزمني المشروع للوصول إلى المنتج.
التكلفة: ميزانية المشروع.
تشكل هذه العناصر مثلث إدارة المشروع وهو نموذج يساعد مديري المشروعات على تحقيق الجودة، من خلال الحفاظ على التوزان بين تلك العناصر ومراقبة التغييرات التي تطرأ عليها أثناء سير العمل في المشروع، ومعرفة تأثير زيادة أو نقصان كل محدد على مقية العناصر وتأثيره النهائي على الجودة.
على سبيل المثال، في حال زاد نطاق العمل المطلوب انجازه خلال المشروع، سيؤثر ذلك بالزيادة حتما إما في زمن الانتهاء أو في التكلفة لين المطلوبة أو كليهما.
قد تبدو هذه العناصر أمرا بسيطا، ولكن يمكن تفسير كل نقطة من النقاط الثلاث لهذا المثلث لاستكشاف المعنى الأعمق لها وذلك على النحو الآتي:
النطاق
يشير النطاق إلى كل الأعمال والأنشطة التي يتم تنفيذها للوصول إلى المنتج أو الخدمة المطلوبة. إذا لم تتمكن من التحكم في نطاق المشروع، فلن تستطيع تسليمه في الوقت المحدد أو في حدود ميزانيته، فمن المهم تحديد الأولويات حتى تتمكن من تخطيط وتعيين الموارد بشكل فعال. عليك التأكد من قيامك بإدارة المهام المطلوبة سابقا والتي تمكن مشروعك من التطور بسلاسة، وبهذه الطريقة، يمكنك إسناد مهام المشروع المهمة للأشخاص المناسبين، وتمكين التعاون على مستوى المهمة نفسها.
الزمن
يحسب من خلال تدوين جميع المهام المطلوبة للانتقال من بداية المشروع إلى نهايته، ثم يحدد الزمن اللازم لإنجاز كل مهمة وأولويات كل واحدة منها.
التكلفة
تعتمد التكلفة المالية للمشروع على عدة متغيرات، ولها أمثلة عديدة مثل الموارد البشرية المطلوبة، والأدوات والأجهزة المستخدمة، والمواد الخام، وغير ذلك، وتنقسم التكاليف إلى قسمين هما:
- التكاليف الثابتة مثل تكاليف رواتب العمال وتكاليف الإيجارات.
- التكاليف المتغيرة مثل تكاليف الكهرباء والمياه وتكاليف المواد المستخدمة في الإنتاج.
ما المقصود بتخطيط المشروع ؟
يقصد به كيفية إتمام مشروع في إطار زمني محدد، بمراحل محددة وموارد معينة، ويعد تخطيط المشروع مهما جدا في كل مرحلة من مراحل المشروع؛ لأنه يحدد أساسيات المشروع، مثل النطاق والوقت والتكلفة، كما يمكن مديري المشروعات من تحويل الفكرة غير الملموسة إلى واقع.
خطة المشروع
هي وثيقة رسمية يتم إعدادها للمساعدة في مراقبة وتنفيذ المشروع، حيث تكون الخطة بمثابة المفتاح للمشروع الناجح، وتعد المستند الأكثر أهمية الذي يجب إنشاؤه عند بدء أي مشروع خطة المشروع هي واحدة من أهم أجزاء عملية إدارة المشروع، ولذلك يجب إنشاؤها بحكمة، كما يجب أن يتم تقسيم خطة المشروع إلى مهام وأنشطة أصغر يجب تنفيذها لاستكمال المشروع.
عناصر تخطيط المشروع
- تحديد نطاق المشروع من خلال تحديد أهداف المشروع والنتائج المرجوة وأصحاب المصلحة المعنيين
- تطوير خطة المشروع من خلال إنشاء خطة مشروع مفصلة تحدد المهام والموارد والجداول الزمنية اللازمة لإكمال المشروع.
- تحديد مخاطر المشروع تحديد المخاطر المحتملة التي قد تحدث أثناء إنشاء المشروع ووضع إستراتيجيات للتغلب عليها أو للتخفيف منها.
- تحديد أدوار ومسؤوليات المشروع من خلال تحديد أعضاء الفريق المشاركين في المشروع وأدوارهم ومسؤولياتهم.
- تحديد معالم المشروع بتحديد نقاط معينة في المشروع يمكن من خلالها قياس التقدم الذي تم إنجازه وتقييمه.
- مراقبة المشروع والتحكم فيه من خلال تتبع سير المشروع، وتحديد المشكلات التي تطرأ، واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الضرورة.
فوائد تخطيط المشروع
تحسين النتائج: من خلال تحديد أهداف المشروع بوضوح، وإنشاء خطة مفصلة للمشروع، ومراقبة التقدم، بحيث يمكن لمدير المشروع التأكد من اكتمال المشروع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وبما يرضي أصحاب المصلحة.
انخفاض التكاليف: من خلال تحديد متطلبات الموارد وتخصيصها بكفاءة، مما يقلل من احتمالية تأخير التنفيذ وإعادة العمل مرة أخرى.
زيادة الكفاءة: من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، وتحديد الإجراءات والمجالات القابلة للتحسين.
تعزيز مشاركة أصحاب المصلحة: من خلال مشاركة أصحاب المصلحة في عملية تخطيط المشروع، وهذا يضمن لمديري المشروعات توافق توقعاتهم مع نتائج المشروع، وزيادة مشاركة أصحاب المصلحة ورضاهم.
تحسين إدارة المخاطر: من خلال تحديد المخاطر المحتملة ووضع إستراتيجيات للحد منها وتقليل احتمالية فشل المشروع.
دورة حياة خطة المشروع.
تعد دورة حياة المشروع (Project Plan Life Cycle) مهمة لتخطيط لأنها توفر إطارا لإدارة الحياة الكاملة للمشروع من بدايته إلى نهايته، حيث تساعد مديري المشروعات على فهم ما يجب تنفيذه في كل مرحلة من مراحل المشروع، المطلوبة والمخاطر والتحديات التي قد تنشأ باتباع دورة حياة مشروع محددة جيدا ، يمكن لمديري المشروعات التأكد من اكتمال هذه المشروعات في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية ووفقا لمعايير الجودة المطلوبة، وتتكون دورة حياة خطة المشروع من خمس مراحل.
مراحل دورة حياة خطة المشروع:
مرحلة البدء: يحدد فيها المشروع وترخيصه، حيث يعمل مدير المشروع مع أصحاب المصلحة لتحديد أهداف المشروع ونطاقه ومتطلباته.
مرحلة التخطيط: يطور فيها فريق المشروع خطة مفصلة تحدد المهام والموارد والجداول الزمنية اللازمة لتحقيق أهداف المشروع.
مرحلة التنفيذ: توضع خطة المشروع قيد التنفيذ، حيث ينقذ فريق المشروع المهام والأنشطة المحددة وفقا للخطة. بينما يراقب مدير المشروع التقدم ويدير الموارد.
مرحلة المراقبة والتحكم: يتابع مدير المشروع فيها التقدم والأداء مقارنة بخطة المشروع، وتحدد فيها أي مشكلات أو أخطاء في الخطة لاتخاذ الإجراءات التصحيحية.
مرحلة الإنهاء: يتم فيها الانتهاء من المشروع وتسليمه إلى العميل أو صاحب المصلحة.
مدير المشروع (Project Manager)
يؤدي مدير المشروع دورا رئيسا في المشروع، حيث بعد المسؤول الأول عن إكماله بنجاح.
تتمثل وظيفة المدير في التأكد من أن المشروع بمضي خلال إطاره الزمني وفي نطاق ميزانيته المحددة مع تحقيق أهدافه، إن امتلاك مدير المشروع خبرة وخلفية متعلقة بالمشروع تعتبر إضافة كبيرة لنجاح المشروع.
واجبات مدير المشروع
سمات مدير المشروع الفعال
- يمتلك مهارات القيادة.
- صانع قرار جيد.
- يمتاز بالخبرة الفنية.
- يسهم في بناء مهارات الفريق.
- يعمل بشكل جيد تحت الضغوط.
- يتفاوض بفعالية.
- يراعي الجوانب الإنسانية في العمل.